Как перейти на электронный документооборот
Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это огромный шаг вперед, который может значительно повысить эффективность работы вашей компании и ускорить процесс передачи и хранения документов. Ниже мы рассмотрим основные шаги, которые нужно выполнить для перехода на ЭДО:
- Шаг 1: Измените учетную политику
- Шаг 2: Изучите движение документов в компании
- Шаг 3: Выберите систему ЭДО
- Шаг 4: Купите электронную подпись
- Шаг 5: Выберите оператора ЭДО
- Шаг 6: Подключите контрагентов
- Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
- Шаг 1: Разберите, как проходит работа в бумажном формате
- Шаг 2: Получите КЭП в удостоверяющем центре
- Шаг 3: Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции
- Шаг 4: Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами
- Какие документы нельзя перевести в электронный документооборот
- Полезные советы
- Выводы
Шаг 1: Измените учетную политику
Первым шагом для перехода на ЭДО является прописывание во всех документах компании того факта, что вы готовы использовать электронные документы. Это может понадобиться при общении с контрагентами или при подтверждении правильности документов в государственных организациях.
Шаг 2: Изучите движение документов в компании
Вторым шагом для перехода на ЭДО является анализ движения документов в компании. Нужно разобраться, какие документы создаются, как они передаются между отделами и сотрудниками, какие документы должны храниться на длительный срок, и как все эти документы оформляются отчетами и журналами.
Шаг 3: Выберите систему ЭДО
Когда вы разобрались в процессах движения документов в вашей компании, можно выбрать подходящую систему ЭДО. Выбор системы зависит от требований вашей компании и того, какие возможности вам нужны. Следует учитывать систему безопасности, удобство использования интерфейса, интеграцию с входящими документами, наличие поддержки КЭП и другие факторы.
Шаг 4: Купите электронную подпись
Для работы с ЭДО необходима электронная подпись (ЭП). Для получения ЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Вы можете получить ЭП на токене, на карте или в виде программы для электронной подписи на компьютере.
Шаг 5: Выберите оператора ЭДО
Оператор ЭДО — это посредник между вашей компанией и контрагентами. Он обеспечивает безопасность переданных данных, подтверждает получение документов и обеспечивает связь между компаниями.
Шаг 6: Подключите контрагентов
Последним шагом для перехода на ЭДО является подключение контрагентов. Для этого необходимо организовать работу с оператором ЭДО и выбрать способ интеграции.
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Шаг 1: Разберите, как проходит работа в бумажном формате
Прежде чем начать переход к ЭДО, необходимо понимать, какую работу вы будете выполнять с контрагентами в бумажном формате. Необходимо изучить, какие документы создаются, как они передаются и какие журналы и отчеты используются.
Шаг 2: Получите КЭП в удостоверяющем центре
Для работы с операторами ЭДО необходимо иметь ключ электронной подписи (КЭП). Вы можете получить КЭП в удостоверяющем центре. Для получения КЭП вам нужно предоставить документы, подтверждающие вашу идентификацию.
Шаг 3: Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции
Для работы с контрагентами через ЭДО необходимо подключиться к оператору ЭДО. Оператор обеспечит связь между вашей компанией и вашими контрагентами. Выберите нужный способ интеграции, чтобы начать работу с контрагентами.
Шаг 4: Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами
Последним шагом является выпуск приказа о переходе на ЭДО с контрагентами. В приказе необходимо указать, какие документы будут передаваться через ЭДО, какие данные нужны для подключения и какие сроки должны быть соблюдены.
Какие документы нельзя перевести в электронный документооборот
В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса РФ нельзя переводить в электронную форму следующие документы в рамках кадрового электронного документооборота:
- документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда;
- трудовые книжки, а также сведения о трудовой деятельности работников;
- распоряжения или приказы об увольнении сотрудника.
Хранение этих документов в электронной форме недопустимо и может привести к непреднамеренному нарушению трудовых прав и обязанностей работодателя.
Полезные советы
- Перед переходом на ЭДО необходимо провести полную аудиторию документации, которая должна быть переведена в электронный формат.
- Необходимо выделить отдельную команду, которая будет заниматься переходом на ЭДО.
- Не забывайте обучать сотрудников новым технологиям и возможностям использования ЭДО.
- Выберите оператора ЭДО, с которым вам будет удобно работать и который соответствует вашим требованиям.
- Помните, что переход на электронный документооборот — это длительный процесс, который может занять от нескольких месяцев до года или более.
Выводы
При переходе на электронный документооборот необходимо учитывать все технологические и организационные аспекты. Это включает в себя анализ процессов бумажного документооборота, выбор подходящей системы ЭДО, получение ключей электронной подписи и выбор оператора ЭДО. При переходе на ЭДО с контрагентами необходимо помнить о соблюдении правил и требований действующего законодательства и выпустить приказ о переходе на ЭДО. Необходимо также обучать сотрудников и продумать необходимые меры безопасности.
