Как подключиться к электронному документообороту
Переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами — это необходимость, которую приходится испытывать все большему количеству организаций. Со временем, наша жизни становится все более цифровой, и освоение ЭДО становится очень важным шагом для бизнеса. В этой статье мы расскажем, как можно подключиться к ЭДО с контрагентами и как работать с этой системой.
- Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
- Разобраться в процессе бумажного формата договоренностей
- Получить КЭП у удостоверяющего центра
- Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции
- Выпустить приказ о переходе на ЭДО с контрагентами
- Как работать с электронным документооборотом
- Отправка документов
- Получение документов
- Архивирование документов
- Как настроить электронный документооборот
- Перейти в раздел Администрирование в Настройки программы, затем Обмен электронными документами
- Перейти в Обмен с контрагентами и включить настройку Сервисы ЭДО
- Подключиться к сервису ЭДО
- Полезные советы и выводы
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Появление Квалифицированной Электронной Подписи (КЭП) предполагает возможность подписывать счета-фактуры, договоры и другие важные документы в электронной форме. Использование ЭДО является законным основанием для отказа от целого ряда документов на бумажном носителе.
Переход на ЭДО с контрагентами происходит поэтапно:
Разобраться в процессе бумажного формата договоренностей
Перед тем, как перейти на ЭДО с контрагентами, необходимо разобраться в том, как работает процесс в бумажном формате. Вы должны понимать, какие документы используются и как они отличаются друг от друга.
Получить КЭП у удостоверяющего центра
Корпоративная электронная подпись (КЭП) позволяет подписывать документы в электронном виде и представляет единственный вариант для подписания документов в рамках электронного документооборота. Получение КЭП должно быть обязательным этапом для всех, кто планирует работу на электронной платформе.
Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции
Операторы ЭДО позволяют организациям подключаться к электронной платформе. Однако необходимо понимать, что для каждой организации подходит свой способ интеграции. Поэтому важно выбрать оператора ЭДО и интеграционное решение, которое наиболее подходит к вашей компании.
Выпустить приказ о переходе на ЭДО с контрагентами
После того, как все предыдущие шаги выполнены, необходимо выпустить приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
Это документ, который содержит информацию об указании на то, что теперь все документы будут представлены на электронной платформе. Копия этого приказа отправляется всем контрагентам, которые будут подключены к ЭДО.
Как работать с электронным документооборотом
После подключения к ЭДО, для работы с этой системой, необходимо следовать простым инструкциям:
Отправка документов
Электронный документооборот происходит через систему оператора ЭДО и похож на отправку электронной почты. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем компьютере.
Получение документов
После того, как контрагент отправил документ, он будет немедленно доставлен на ваш электронный почтовый ящик.
Архивирование документов
Для архивирования документов вам необходимо создать электронный архив, где будет храниться информация обо всех отправленных и полученных документах.
Как настроить электронный документооборот
Настройка электронного документооборота в 1С 8.3 может выглядеть следующим образом:
Перейти в раздел Администрирование в Настройки программы, затем Обмен электронными документами
Первым шагом является переход в раздел Администрирования в Настройках программы, затем в пункт Обмен электронными документами.
Перейти в Обмен с контрагентами и включить настройку Сервисы ЭДО
В разделе обмена с контрагентами необходимо включить настройку Сервисы ЭДО.
Подключиться к сервису ЭДО
После того, как вы включили настройку Сервисы ЭДО, станет доступной ссылка Подключиться к сервису ЭДО. По этой ссылке вы сможете зарегистрироваться на платформе для использования электронного документооборота.
Полезные советы и выводы
Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это необходимость, которую нельзя игнорировать. Он позволяет быстро и безопасно обмениваться важной для вашего бизнеса информацией с контрагентами. Однако, чтобы правильно организовать работу с ЭДО, необходимо следовать определенным инструкциям.
- Переход на ЭДО становится необходимым шагом для бизнеса в эпоху цифровых технологий.
- Перед переходом на ЭДО, необходимо осознать процесс в бумажном формате договоренностей, получить КЭП, подключиться к оператору ЭДО и выпустить приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
- В работе с ЭДО необходимо следовать простым инструкциям: отправка документов, получение документов и архивирование документов.
- Необходимо знать, как правильно настроить электронный документооборот в программе 1С 8.3.
- Для удобства работы с системой и сохранения информации необходимо создать электронный архив.
- Электронный документооборот — это безопасный и надежный способ обмена информацией на этапе коммерческих отношений с контрагентами.
